檔案是政府機關依法執行公務過程中所產生的各項紀錄，它見證了時代的變遷與進展，是了解國家發展的重要資料，也是政府資訊公開重要的一環。檔案法自民國91年1月1日起開始施行以來，已賦予人民具有申請應用檔案之權利，檔案管理局於民國90年11月23日成立，為檔案中央主管機關，專責檔案管理法制之建置，以臻檔案管理各項作業趨於標準化及資訊化外，亦確立政府機關檔案開放應用的基本原則。以下就機關檔案及國家檔案之範疇說明如下：

　　檔案法第2條第3款明定國家檔案之定義為「具有永久保存價值，而移歸檔案中央主管機關管理之檔案」，同條第4款明定機關檔案之定義為「由各機關自行管理之檔案」，檔案管理局為法定檔案中央主管機關，其依法定程序徵集而管有之檔案即國家檔案，而機關自行管有之檔案則為機關檔案。

　 法令依據

為促進檔案之開放應用，「檔案法」列有「應用」專章以確保民眾閱覽、抄錄、複製檔案之權利，其具體內容有如下述：　

（一）申請閱覽抄錄複製檔案之程序

　　機關檔案之申請，依「檔案法」第17條及第19條規定，申請閱覽抄錄或複製檔案應以書面敘明理由為之；各機關非有法律依據不得拒絕，且機關受理申請所為之准駁處理，應於30日內完成。另在「檔案法施行細則」第18條至第20條則對申請閱覽、抄錄或複製檔案應載明之事項、申請應用之方式加以明文。

　　國家檔案之開放應用依「國家檔案開放應用要點」第10點至第12點規定，採即時應用之方式辦理，亦即隨時申請、隨時應用之方式，並無事先提出以供機關預為處理之期限問題。再者，國家檔案依「檔案法」第22條規定，除非經由立法院同意外，受有至遲30年開放應用之限制。

（二）得拒絕申請應用檔案之法定事由

　　依前述規定申請閱覽、抄錄或複製檔案，各機關原則上應予准許。惟其開放應用倘與國家安全利益或其他值得保護之法益牴觸時，立法上猶應權衡輕重設有例外之處理。爰此，「檔案法」第18條特別就得不允許應用之事由加以明定，例如：有關國家機密、犯罪資料、工商秘密、學識技能檢定及資格審查之資料、人事及薪資資料、依法令或契約有保密之義務等事項即是。為免掛一漏萬，同條末款更列有「其他為維護公共利益或第三人之正當權益者」之概括條款以求週延。

（三）閱覽或抄錄檔案之禁止行為

　　例如不得添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案、不得拆散已裝訂完成之檔案及以其他方法破壞檔案或變更檔案內容等行為。違反各項禁止規定之處理，則有停權處分及移送司法程序偵辦之效果規定。

（四）費用之收取

　　各機關受理檔案應用申請時，依「檔案法」第21條規定得酌收費用，檔案管理局亦依同條規定之授權，訂定「檔案閱覽抄錄複製收費標準」供各機關參考。

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